Poslovni sestanki ne uživajo slovesa najbolj razburljivega dela delovnika. Posedanje v sejnih sobah, ogled motivacijskih filmov, predvajanje prezentacij. Vse te klasične scene običajno dopolnjujejo zdolgočaseni zaposleni, ki gledajo na uro, zavijajo z očmi in napol zaspani vodjo sestanka spravljajo v nezavidljiv položaj.
Sodeč po novi raziskavi naj bi kar polovica zaposlenih, ki pogosto sestankujejo, te sestanke označila kot neproduktivne. Vsi se strinjajo, da so sestanki nepotrebni, da se večina sestankov sprevrže v brezplodno debatiranje ter ponavljanje enega in istega. Katere so torej štiri poglavitne napake, ki pripeljejo do teh rezultatov?
Sestanki naj imajo jasen smisel
Sestankovanje brez jasno postavljenega cilja bo označeno kot nesmiselno in nepotrebno. Preden vodja sestanka zaposlene pokliče v sejno sobo, bi moral resno razmisliti, če je sestanek dejansko vreden časa in energije zaposlenih. Sestanek mora imeti tudi jasen časovni okvir. Jasno mora biti, kdaj se bo sestanek začel, pa tudi kdaj ga bo konec, vse vmes pa mora imeti smisel.
Izogibati se je potrebno izrazom, ki jih nihče ne razume
Malokatera stvar lahko zaposlene od sestanka odvrne bolj kot korporativen žargon. Morda se vam zdi, da so besede, kot so “sinergija”, “evidenca”, “paradigma” in podobne, slišati učene in poslovne. Pa vendar ravno te besede večino zaposlenih še bolj uspavajo. Smiselno je uporabiti preprosto oziroma nezapleteno terminologijo, ki bo pronicljiva in bo spodbudila zaposlene k poslušanju in hkrati sprejemanju informacij.
Odstranite vse moteče faktorje
Sodeč po zgoraj omenjeni raziskavi ogromno zaposlenih zmotijo stvari, kot so zvonenje telefona med sestankom, prihod tretjih oseb na sestanek ali celo pitje in prehranjevanje med sestankom. Potrebno je postaviti omejitve in navodila obnašanja na sestanku in na ta način odstraniti morebitne moteče faktorje. Mimogrede, celo žvečenje žvečilnega gumija lahko privede do vsesplošne dekoncentracije.
Uporaba tehničnih pripomočkov
Tehnološki napredek nam je ponudil kopico pripomočkov, kot so PowerPoint, deljenje zaslonov in video konference. Na žalost pa nam nobeno od teh orodij ne pomaga, če jih ne znamo uporabljati oziroma jih uporabljamo napačno. Seveda se tehnične napake lahko zgodijo, zelo neprijetno pa postane, če se ponavljajo. Ponavljajoča se tehnična napaka je eden izmed najpogostejših vzrokov za izgubo rdeče niti.
Že pred sestankom je torej smiselno preveriti delovanje vseh tehničnih pripomočkov, pripraviti pa se je potrebno tudi za primer, če se takšna napaka vseeno pripeti.
