Arhiviranje podatkov je večji izziv kot redno varnostno kopiranje (backup), saj morate arhive hraniti več let. Tehnologija se spreminja tako hitro, da ne moremo z gotovostjo vedeti, ali nam bo medij, na katerem imamo spravljen arhiv, čez toliko let še koristil. In kako se sploh odločiti, kateri so tisti podatki, ki jih je vredno arhivirati?
Razmislite o naslednjih točkah:
1. Medij za shranjevanje podatkov
Za arhiviranje so zaradi trajnosti in trpežnosti najbolj primerni optični mediji, ki vsebino shranijo v digitalnem formatu, npr. CD-ji.
2. Naprava za shranjevanje podatkov
Razmislite, ali bo naprava, ki jo uporabljate za arhiviranje, še uporabna čez 10 let. Včasih smo veliko uporabljali diskete, danes pa jih veliko računalnikov sploh ne more več prebrati.
3. Letno urejanje arhivov
Pravila in način arhiviranja podatkov se bodo v vašem podjetju nedvomno spreminjala. Vsaj enkrat letno preverite, ali je treba arhive prenesti na drug, sodobnejši medij.
4. Format podatkov
Veliko težav vam lahko povzroči arhiv iz prejšnjega desetletja v zastarelem formatu, ki ga današnje aplikacije ne znajo več prebrati. Če se temu ne morete izogniti, poskrbite, da boste skupaj s podatki shranili tudi namestitvene datoteke (ali CD-je) aplikacij, ki lahko odprejo vaš arhiv. Ne pozabite shraniti tudi licenčnih ključev.
5. Presežnost podatkov (data redundancy)
Tudi če arhiv shranjujete na varnem mestu, lahko pride do napake na mediju ali v napravi in vaši podatki bodo izginili. Pomembne podatke raje shranite dvakrat ali trikrat.
6. Selektivno arhiviranje
Vsi podatki niso enako pomembni. Razmislite o tipih podatkov v vašem podjetju in o njihovem roku trajanja. Finančno evidenco boste želeli hraniti več let, medtem ko npr. spiska telefonskih klicev dolgoročno ne boste potrebovali.
7. Organizacija arhiva
Vaš arhiv bo sčasoma postal ogromen, vi pa boste v njem velikokrat morali poiskati podatke iz preteklosti. Poskrbite, da bo vse jasno označeno. Če ne veste, kje bi sploh začeli iskati dokument izpred treh let, je to znak, da morate razmisliti o učinkovitejši organizaciji arhiva.
8. Velikost prostora
Ker se bo vaš arhiv vsako leto večal, morate zanj predvideti dovolj velik prostor.
9. Obnovitev podatkov
Ko morate obnoviti podatke, to storite v okolju, kjer ne bodo prišli v stik z drugimi datotekami – za primer, da se v arhivu nahajajo stare datoteke, okužene z virusom.
10. Shranjevanje na spletu ali na odstranljivih medijih
Razmislite, ali želite podatke shranjevati na spletu (npr. na posebnem strežniku) ali na odstranljivem mediju (npr. CD). Podatki, shranjeni na spletu, so lažje dostopni, vendar je spletni prostor omejen in čez nekaj let morda ne bo dovolj velik za vaš arhiv. Na CD-jih lahko arhivirate neomejeno podatkov, a bo – če bo potrebno – obnovitev podatkov težja.
Bliža se konec poslovnega leta. Uredite svojo pisarno in arhive! V spletni trgovini EnaA najdete vse, kar potrebujete za učinkovito arhiviranje podatkov in organizacijo pisarne.
Vir članka: Tech Republic http://www.techrepublic.com/blog/10-things/10-things-you-should-know-about-long-term-data-archiving/
Vir slike: http://www.library.gatech.edu
