Potrebno si je vzeti čas, da napišemo elektronsko sporočilo, ki bo na naslovnika naredilo vtis. Za vas smo zbrali nekaj nasvetov, s katerimi lahko izboljšate svoje e-maile.
1. Ko je sporočilo enkrat poslano, ga ne moremo več spreminjati
Še preden pritisnete Pošlji, se prepričajte, ali ste s sporočilom njim res zadovoljni. Vprašajte se, ali bi vam bilo v ponos, če bi se znašlo na naslovnici časopisa. Sporočila danes lahko posredujemo naprej s svetlobno hitrostjo.
2. Dopolnite svoj podpis
Nekateri bi dejali, da že ime zadostuje. Zakaj ne bi dodali še naziva, kontaktnih podatkov, imena podjetja in povezav do spletnih strani? Sogovorniku so tako vaši osnovni podatki takoj pri roki.
3. Podpis uskladite tudi na mobilnih napravah
Po tem, ko ste uredili vaš podpis v pregledovalniku e-pošte na računalniku, to storite tudi na telefonu oz. ostalih mobilnih napravah. Bolje je vložiti v to nekaj minut, kot pa da se srečate z neprijetno situacijo “Sent from my iPhone”.
4. Ustvarite predloge za pogosto uporabljene odgovore
Vzemite si nekaj časa, da si pripravite in shranite odgovore, ki jih pogosto uporabljate. Ta čas se vam bo hitro povrnil, ko boste namesto ponovnega pisanja od začetka lahko uporabili predloge, ki jih boste le malo spremenili.
5. Navajajte po točkah
Naslovniku s tem omogočimo, da je sporočilo pregledno, učinkovito in hitro berljivo.
6. Bodite jasni in natančni
Predstavljajte si, da e-mail pišete svoji mami. Če menite, da česa ne bi razumela, sporočilo dopolnite tako, da bo jasno.
7. Eno sporočilo, ena misel
Poskrbite, da bo vaše sporočilo preprosto. Pogosto se zgodi, da v enem sporočilu preveč sprašujemo, kar lahko privede do zapoznelega odgovora. Včasih je eno vprašanje oz. ena misel na sporočilo dovolj. Naslovnik bo sporočilo lažje sprocesiral in hitreje odgovoril.
8. Ne pozabite popraviti napak
Še preden e-mail pošljete, ga temeljito preglejte. Ena sama napaka lahko uniči ves vaš trud in željo po profesionalnosti.
9. Izberite pravi trenutek
Odgovor na sporočilo naj bi poslali še isti dan. Če nam to ne uspe oz. še nimamo odgovora, je prav, da naslovnika o tem obvestimo in sporočimo, kdaj lahko pričakuje odgovor.
10. Uporabite pravi elektronski naslov
Razen če nas naslovnik kontaktira preko zasebnega naslova ali pa je ta naveden na njegovi vizitki, uporabimo službeni naslov. Nihče si ne želi prepletati poslovnega in zasebnega življenja.
11. Prejemnikov naslov vnesite šele na koncu
Šele po tem, ko ste prepričani, da je sporočilo v redu, vtipkajte prejemnikov naslov. Na ta način se izognete temu, da bi sporočilo po nesreči predčasno poslali.
12. Pazite na pravilen ton
Ob pisanju profesionalnega e-maila želimo ostati formalni. Da pa ne bo vse skupaj izgledalo preveč hladno, lahko dodamo kanček osebne note oz. uporabimo izraze, ki sporočilo popestrijo.
13. Pametno izberite naslov
Okvirček, v katerega moramo vpisati naslov sporočila, se nam včasih zdi povsem nepomemben in bi ga najraje kar izpustili. Če pa se postavimo v vlogo naslovnika, hitro ugotovimo, da je zelo pomemben. Potruditi se moramo, da z naslovom prejemnika prepričamo, da naše sporočilo odpre pred ostalimi.
14. Napovejte nadaljnje korake
Zavežite se k nadaljnjim korakom komunikacije, tako da upoštevate sogovorčev čas in razpoložljivost.
15. Pretehtajte, če je uporaba e-maila smiselna
Včasih se lahko ujamemo v pingpongu izmenjavanja sporočil, ki ne vodi nikamor. Ne smemo izključiti možnosti uporabe videokonference, telefona ali pa preprosto sestanka v živo.
